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各类电子发票应如何归档保存?会计电子档案化

作者:上海悦流软件有限公司 浏览: 发表时间:2021-08-08 09:00:00


自2021年1月21日起,增值税专票电子化在全国新办纳税人中全面实行,受票方范围为全国。电子专票发票样式简洁、领用方式快捷,远程交付便利,具有显著的社会效益。


有小伙伴咨询——

我们公司收到很多电子专票,也给客户开具电子专票。但是到报销的时候,还是把这些电子发票打印出来。请问有没有便利的入账方式?


我们今天就为您解读相关规定——






01 电子专票如何入账?


根据《财政部 ***档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号),除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:


(一)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

(二)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

(三)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照***统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照***档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

(四)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部***档案局第79号令)等要求。


温馨提示


采用电子专票进行报销、入账且本单位财务信息系统能导出符合***档案部门规定的电子归档格式的,应当将电子专票与其他电子会计记账凭证等一起归档保存,电子专票不再需要打印和保存纸质件;


不满足上述条件的单位,采用电子专票纸质打印件进行报销、入账的,电子专票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。



02 电子发票如何归档?


电子发票归档保存分以下几种情况进行:


1.已建立电子档案管理系统的单位


实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化(不包括纸质凭证扫描,下同),可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存;


如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化,可单独将电子发票通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存。


归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)



2.无电子档案管理系统的单位


如实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化,可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等移交会计档案管理人员保存,编制档号,存储结构建议采取下图所示方式:



同时,建立电子会计档案台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:

如未实施会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证未实现电子化,电子发票以电子形式移交会计档案管理人员保存,存储结构建议采取下图所示方式:


同时,建立电子发票台账或者目录,台账或者目录的结构建议如下表:

保存电子发票时,应当采用多重备份、定期检测等方法,保证电子发票档案在规定的保管期限内不会丢失并能被读取。


温馨提示


根据财会〔2020〕6号的规定,各单位无论采用何种报销、入账方式,只要接收的是电子专票,则必须归档保存电子专票。单位如果以电子专票的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子专票。电子专票的纸质打印件不能单独作为报销入账归档依据使用。

 

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