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软件选型的技术演示之乙方指导说明

作者:上海悦流软件有限公司 浏览:663 发表时间:2020-11-24 09:00:00

技术演示的意义


软件是非标准化产品、价值难以量化、并且功能越来越庞杂,因此技术交流在软件选型中就显得尤为重要。企业通常以软件试用、技术演示、对标测试(benchmark)等技术交流方式来评估软件的功能和能力,其中以技术演示最为常见。


本文重点谈软件选型的技术演示(Technical Demostration)方式。在技术演示中,供应商将软件的功能和能力、对客户场景的理解和对未来业务的设想等集中体现出来;需求方从完全不了解一款软件到能够较为准确地评估软件的能力和满足度,为最终的技术选型提供决策支持。有的项目在选型阶段就发生多达上十次的技术演示,可见技术演示在选型阶段的重要性。


一旦技术演示效果不理想,就会影响乙方及其产品在甲方心目中的信誉、延长售前选型时间、甲乙双方合作的机会也大为降低。那么如何做好一个技术演示?有哪些方面需要注意的?在此我们结合过去一些年的从业经验,与大家分享。本文不是厚黑学,也无投机取巧的捷径,只是希望通过改善技术演示的准备、传达、沟通等环节的工作,提高企业软件选型的技术交流效率。本期的重点在于乙方。我们也会在近期推出姊妹篇《软件选型的技术演示之甲方指南》,敬请关注。

 


要点

01

了解你的听众

在每一次技术演示之前,演示者要与你的销售代表反复确认以下信息:

  • 我方做本次演示的目的是什么?(商务目的、技术目的)
  • 客户方哪些人会参加此次技术演示会议?
  • 参会者对本次技术演示的期待是什么?(如果不能获得所有参会者的期待,但至少要清楚关键人员的期待,这是后续所有技术演示工作的基础)
  • 参会者的背景信息是什么?(从事的岗位、教育背景、职业背景等)

只有在充分了解了你的听众后,你才可能就主题的选择、内容的深浅详简程度、问题的回答等方面进行有针对性的准备。这个过程,需要乙方的销售和技术人员通力合作,同时也需要甲方的联络人员参与进来。


要点

02

事无巨细的准备


合同管理系统,用友软件经销商,上海U8代理商

根据与销售代表、客户联络人沟通的技术交流目的和期待,准备技术演示的各个方面:


1 软硬件环境

选择合适的硬件环境,用于演示的电脑配置太高或是太低都不宜,标准是既不要让客户感到软件对硬件要求高、未来无法负担硬件升级压力,又要保证演示过程不能因硬件条件不足而影响软件的性能表现。

2 定义演示场景

  • 从目标和措施出发,分析当前业务的挑战,以及解决关键业务挑战的***需求(也是最关键需求);
  • 面向最关键需求,提供你的解决方案,并展示你所提供方案的差异性、价值和收益;
  • 从业务出发设定场景,并将解决方案融入到场景之中,形成一个较为完整的业务故事,而不是以软件功能出发谈解决方案。


3 演示数据

演示数据至关重要,数据的业务相关性、量、质量都将影响听众对演示内容的评价。我们的几个建议:

  • 尽可能使用客户的真实业务数据,或与客户业务相近的数据作为演示数据,数据越接近客户的业务,演示越具有说服力;
  • 根据演示场景对数据进行二次加工和预先录入。在技术演示过程中,除非是为了展示软件的操作过程,通常应避免不必要地占用宝贵的时间来进行大段的文本输入、流程执行、数据处理等工作。仅在关键步骤上进行界面操作,展示能力和结果,其它的过程数据均要先设定好,打开即用。


要点

03

演练出完美

一次好的技术演示,一定是若干次演练的结果,对于经验不够的演示者,更是要在上台之前反复练习。



技术演示的演练,我们建议从以下几方面重点开展:


1 演示场景图

根据之前定义的演示场景,画出流程图,并罗列出每个重要环节要演示哪些主题、界面;



2 演示环境

  • 启动所有需要演示的应用程序、数据,如果是BS架构的产品,要充分利用浏览器的多tab支持功能,将某些加载时间较长、演示界面要逐层打开的页面预先打开、展开;如果是CS架构的产品,要预先将数据加载到客户端,调整到要展示的视角。这些工作,不表示向听众隐瞒了什么,目的是要让演示过程中打开数据、切换视角、展开菜单、等待加载等任务降到***,演示过程不受到各种细节操作的干扰,提高演示的流畅度;
  • 移除所有干扰与听众交流的因素。隐藏你的电脑桌面,桌面上的各种文件图标对听众没有意义,但它们会产生干扰;将电脑桌面壁纸的视角冲击力要低,中性为好,你喜欢的壁纸图片或许正式别人厌恶的;如果演示过程不需要网络,则关掉网络连接;关掉你的邮件客户端、各种聊天工具,它们会在你毫无准备的情况下弹出提示信息;移除浏览器上除了地址栏之外的所有图标、收藏夹;清楚视频播放器的历史记录……
  • 总之,要让演示环境预先启动、点开即用、干净整洁。

3 讲解词

结合场景定义中所谈到的业务故事,整理你的讲解词,如果演示经验不够,可以先将要讲解的关键讲解词写下来,对着练习。

4 问答环节

很多时候演示者不能很好地回答听众的问题,并不是听众故意刁难、演示者能力不够或产品功能欠缺,问题往往在于没有很好地准备问答环节。演示者要分析客户的业务问题、听众的背景和期望,预计哪些问题是极有可能会被问到的,先对这些问题进行回答内容、软件展示上的准备。

5 讲解材料

如果需要,可以将演示中所涉及到的关键信息,整理成幻灯片,在演示过程中适时穿插进来,既能起到帮助听众总结的作用、又能给予演示者以提醒和缓冲。一些重要的数据图表,还可以打印出来,现场发放给参会者。

6 B计划

一些重要的技术演示,没有重来一次的机会。演示现场情况复杂,听众打个喷嚏都可能引发事故。因此演示者需要有准备足够的预备措施,即B计划。软件突然退出怎么办?电脑蓝屏怎么办?现场投影时视频声音播放不出来怎么办?客户方的重要决策者突然有事,原计划1个小时的技术交流被临时改为15分钟,又该怎么办?我们的建议是:

  • 多种形式的演示介质。比如可以通过将演示界面截图,做成保真的幻灯片;将演示过程录制成视频,在现场出现状况时播放幻灯片或视频来替代。或是播放视频中,由其他人来启动环境。一旦软件退出或是机器蓝屏,不建议演示者自己重新开始,稍微复杂一点的演示场景,环境启动过程通常比较耗时,听众没有耐心来等待;
  • 备份的演示环境。在另外一台电脑上预先启动好数据的软件和数据,以做备份之用;
  • 熟悉你的演示内容。遇到演示时间不够的情况,能够快速地从你的演示内容中,挑出关键环节,进行演示和讲解,而不是极快速地赶完原定的内容后草草收场。这也要求在演练过程中做得极为充分。



要点

04

演示者的***印象


客户通常都是从他们所信任的人那里购买产品。做技术演示,就像是一场单向的快速约会,需要演示者在有限的时间里使用其产品和技术吸引到客户,为销售工作开启机会。演示者要向客户传递出专业的***印象,包括演示者的仪表装扮、谈吐举止。我们在前文中谈到的干净整洁的演示环境,也是***印象的一部分。



另外,在演示开始初期,演示者要合理地引导听众预期。国内的商业环境里,在介绍别人的时候往往会把他/她拔高一些,比如一个三年经验的产品专员被介绍时会被冠以技术经理、技术总监的名号,这不是我们讨论的重点。需要提醒的是,你的头衔往往会影响听众对你能力和经验的预期,我们的建议是,在开始的时候,对演示者的褒扬少一点,适当降低一点客户对本次演示的预期都可以,但在演示和讲解过程中,展示出更多的能力和交付,通常会收到更好的效果、获得更多的信任。



要点

05

抓住机会窗口


听众不可能在一整场技术演示中一直保持高度的耐心和兴致,尤其是如今很多人都是低头族的时候,如果演示者不能很好地抓住听众的注意力,极有可能的效果就是听众在兴致高昂时却在各种细枝末节的铺垫中苦苦等待,而当演示者的精彩部分到来之时,听众已是完全没有了兴致。



通常而言,听众的注意力变化曲线如下图(图片来源:Mills HR)所示,照此研究看,在演示开始10分钟以后,演示者已失去了35%的听众。如果考虑到如今个人手机、社交网络如此发达的因素,这个比例应该会更高。因此演示者要:

  • 开始阶段的10~15分钟之内,将关键的展示内容体现出来,切忌时间过半而关键内容还千呼万唤不出来;
  • 中间阶段听众的注意力降低是必然的,但演示者要依靠与客户业务相关的问题启发、探讨、业务故事等方式尽可能地抓住听众;
  • 结束阶段听众的注意力有所回升,要利用这个阶段把本次演示的关键信息总结出来,并加以强调,作为希望听众带走的内容。


另外,还可以通过一些演示技巧来减少听众的流失:

  • 内容量不求多,要抓住重点,突出差异性。你和所有竞争对手都有并且能力差不多的功能,无需做过多展示;
  • 注意演示的节奏,不赶路,流出一些间隙时间给听众来消化;
  • 技术演示不是培训,不要让技术演示变成一堆功能特征的罗列、展示;
  • 操作过程中,鼠标移动缓慢一点,演示不是比拼操作熟练度。演示者想好下一步点击的菜单后再移动鼠标并且一次准确点击到位,不要满屏快速的晃动鼠标,鼠标所走的弯路就是听众走的弯路、也是对听众对演示者信任上的折扣;
  • 多级菜单,点开一级后,停顿一下,让听众看清你在干什么,再点开下一级菜单;
  • 将软件功能融入到客户的业务和挑战中,以业务故事的方式带出其能力和价值;
  • 演示者要懂客户的行业,说行话,否则会被认为是外行,降低对演示者的信任,也会对演示失去兴趣;
  • 适度保持紧张感,有助于提高演示者对听众的重视和专注;
  • 演示过程中,阅读你的听众,不要只是沉浸在演示的世界里而忽略了最重要的听众。阅读听众的身体语言、说话语气语调,感觉听众明显不感兴趣的点,要尽快结束。



要点

06

应急处理

在准备阶段,我们建议要做到事无巨细地准备技术演示,但在实际演示过程中,突如其来的事故时有难免。事故是多种形式的,具体的处理形式需要随着经验而积累。我们的几个建议:

  • 软件出现bug。向用户坦诚这是一个软件bug,并向用户解释其影响和修复的大致版本时间。不要尝试在现场调试程序来解决软件bug,就算你是技术高手,我们也不建议你这么做;
  • 难免会有因为个人原因而向你发难的听众。不要尝试去打断他/她,听他/她把问题称述完,如果你能回答就给出中肯的回答,如果不能回答,就给出会后沟通的建议和大致措施。切忌与任何听众发生冲突;
  • 对于不能回答的问题,要坦诚地回复暂时无法回答,记录下问题并给出会后沟通的时间,记住会后一定给予反馈。


要点

07

后续计划



演示结束时,与客户确定下一次的技术交流行动计划,并在演示的第二天给客户的核心人员发送邮件,告知后续的行动计划、现场没有回复的问题沟通状态等,保持与客户密切联系,为下一次的技术交流做铺垫。



提高软件选型中的技术交流效率


软件的技术演示是一项考验产品技术人员业务能力、技术能力、临场反应、沟通技巧等综合素质的工作,要做好一场产品技术演示,也绝非一篇文章的引导就能实现,而是需要我们在长期技术交流中积累和提高,一旦技术交流的效率提高了,软件选型的工作效率也会得以提高。



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